Sprzedaż biletów na festiwal muzyczny i jak ją zaplanować
Sprzedaż biletów na festiwal muzyczny różni się od sprzedaży na pojedynczy koncert trzema rzeczami: kupujący wybiera między karnetem a biletem dziennym, ruch skacze w kilku krótkich oknach (ogłoszenie line-upu, koniec puli startowej, tydzień przed wydarzeniem), a każdy błąd widać na tysiącach osób naraz. Poniżej plan, który pozwala to opanować, z liczbami do policzenia na własnym wydarzeniu.
Karnet czy bilet dzienny, czyli jak ułożyć ofertę
Zacznij od tego, ile osób realnie przyjedzie na wszystkie dni, a ile tylko na jeden. Na festiwalu z jedną dużą gwiazdą dzień z nią sprzedaje się osobno i często szybciej niż karnet. Na festiwalu o spójnym gatunku karnet jest zwykle głównym produktem.
- Karnet na wszystkie dni. Daje pewność wpływów z wyprzedzeniem i niższy koszt obsługi na osobę.
- Bilet dzienny. Pozwala zarobić na dniu z najmocniejszą gwiazdą i łapie osoby, które nie wezmą urlopu na cały festiwal.
- Bilet na jeden koncert w ramach festiwalu. Przydaje się tylko wtedy, gdy scena jest osobno biletowana.
Cena karnetu powinna być wyraźnie niższa od sumy biletów dziennych, ale nie tak niska, żeby nikt nie kupił dnia. Praktyczna zasada to karnet za mniej więcej dwa i pół dnia, jeśli festiwal trwa trzy dni. Sprawdź to na swoich danych z poprzedniej edycji, jeśli je masz.
Pule i terminy sprzedaży
Przy festiwalu pule są ważniejsze niż przy klubowym koncercie, bo okres sprzedaży trwa miesiące. Typowy układ to pula startowa przed ogłoszeniem line-upu, pula standardowa po ogłoszeniu i krótka pula ostatniej szansy tuż przed festiwalem. Szczegółowo o limitach i cenach piszemy w artykule o puli startowej biletów na koncert, a zasady są te same, tylko skala większa.
| Etap | Kiedy | Cel |
|---|---|---|
| Pula startowa karnetów | Przed ogłoszeniem line-upu | Płynność na zaliczki dla artystów i pierwszy sygnał popytu |
| Pula standardowa | Po ogłoszeniu głównych nazwisk | Główna sprzedaż, bilety dzienne ruszają razem z nią |
| Pula ostatniej szansy | Ostatnie tygodnie | Wykorzystanie pojemności, sprzedaż osobom niezdecydowanym |
Nie ustawiaj więcej pul, niż potrafisz opisać w jednym zdaniu na plakacie. Kupujący, który nie rozumie różnicy między czterema pulami, odkłada decyzję.
Ile biletów wydasz w miesiącu szczytowym
To pytanie decyduje o doborze systemu, bo limity planów liczą się od biletów wydanych w okresie rozliczeniowym. Jeśli festiwal ma 10 000 uczestników i sprzedaż rozkłada się na pół roku, w miesiącu szczytowym (ogłoszenie line-upu plus ostatni tydzień) wydasz zwykle nawet 30 do 40 procent wszystkich biletów. Policz to osobno dla każdego miesiąca, a nie z jednej średniej.
W naszym cenniku plan Festiwal za 3 490 zł netto miesięcznie obejmuje do 60 000 biletów w miesiącu, plan Promotor za 1 490 zł netto do 20 000, a plan Scena za 690 zł netto do 6 000. Przy 10 000 biletów w szczycie wystarcza plan Promotor, o ile nie potrzebujesz karnetów wielodniowych, logowania SAML i umowy powierzenia danych. Te elementy są w planie Festiwal.
Prowizja kontra abonament przy dużej sprzedaży
Serwisy pobierające procent od każdego biletu stają się drogie wraz z rosnącą sprzedażą, bo koszt rośnie liniowo, a nic się dla Ciebie nie zmienia. Przykład do własnego przeliczenia, nie wynik konkretnego klienta: przy 10 000 biletów po 250 zł i prowizji 5 procent serwis zabierze 125 000 zł. Stały abonament o kilka tysięcy złotych miesięcznie jest wtedy kilkadziesiąt razy niższy. Weź stawkę z oferty, którą aktualnie porównujesz, i podstaw własne liczby. Więcej o tym modelu opisaliśmy na stronie o serwisie biletowym bez prowizji.
Płatności i rozliczenie z artystami
Przy festiwalu pieniądze z biletów finansują zaliczki dla artystów, scenę, nagłośnienie i ochronę, więc ważne jest, kto trzyma środki. W naszym modelu płatność trafia od razu na Twoje konto u operatora płatności, a system nie przechowuje cudzych pieniędzy. Przekłada się to na prostszą księgowość i szybszy dostęp do gotówki w okresie, w którym potrzebujesz jej najbardziej.
Zwróć uwagę na raporty. Dział finansowy potrzebuje zestawienia sprzedaży per pula i per dzień, a prawnik zwykle pyta o umowę powierzenia danych osobowych kupujących. Zapytaj o oba dokumenty, zanim wybierzesz dostawcę.
Zwroty, przesunięcia i zmiana line-upu
Festiwal trwa miesiącami, więc w tym czasie zdarzy się zmiana: wypada artysta, przesuwa się godzina, a czasem cała data. Zanim ruszysz ze sprzedażą, opublikuj zasady zwrotów i napisz wprost, co się dzieje przy zmianie składu. Kupujący, który widzi jasne zasady, kupuje chętniej, a Ty odciążasz skrzynkę kontaktową w tygodniu poprzedzającym wydarzenie.
Ustal też, kto odpowiada na pytania. Przy festiwalu zwykle dzielą się nimi trzy osoby: ktoś od sprzedaży, ktoś od finansów i ktoś od bramki. Jeśli system pozwala nadać każdej z nich osobną rolę, nikt nie widzi więcej danych, niż potrzebuje do swojej pracy. W naszym planie Promotor są role księgowości, bramki i sprzedaży.
Komunikacja w trzech oknach ruchu
Większość sprzedaży festiwalowej wpada w trzy okna. Pierwsze to ogłoszenie line-upu, drugie koniec pierwszej puli, trzecie ostatni tydzień. Przed każdym z nich przygotuj post, newsletter i link do strony zakupu, żeby nie pisać ich w biegu. Przed ogłoszeniem sprawdź, czy strona zakupu otwiera się szybko na telefonie, bo większość kupujących wchodzi z mobilnych mediów społecznościowych.
Przy puli kończącej się kodem rabatowym dla fanklubu albo newslettera warto dać limit użyć i datę ważności. Jak to ustawić, opisuje strona o sprzedaży biletów z kodami rabatowymi.
Wejście na teren festiwalu
Przy kilku tysiącach osób dziennie bramki są wąskim gardłem. Zaplanuj osobne bramki dla karnetów i dla biletów dziennych, jeśli to możliwe, i przetestuj skanowanie na telefonach, których użyje obsługa. Zasięg w polu bywa słaby, więc sprawdź go wcześniej w miejscu bramek. Praktyczne wskazówki znajdziesz w artykule o kontroli biletów z kodem QR.
Bilety imienne i ryzyko spekulacji
Gdy festiwal się wyprzedaje, na portalach aukcyjnych pojawiają się bilety po zawyżonej cenie. Bilety imienne ograniczają to zjawisko, bo kupujący musi zgłosić zmianę osoby. Kiedy to ma sens i ile kosztuje organizatora, opisaliśmy w artykule o biletach imiennych na koncert. Dla festiwalu to częsty wybór przy pierwszej puli, która jest najtańsza i najbardziej opłacalna dla spekulantów.
Program, artyści i obsada wydarzenia
Sprzedaż biletów to jedna część budżetu, druga to program. Jeśli do programu festiwalu potrzebujesz dodatkowych wykonawców, takich jak wokalistki albo DJ-ki na scenę towarzyszącą, znajdziesz je w agencji artystycznej dla firm i eventów. Warto zamknąć te ustalenia przed ogłoszeniem line-upu, bo wtedy ruch na stronie sprzedaży jest największy.
Lista kontrolna przed otwarciem sprzedaży
- Ceny i limity karnetów oraz biletów dziennych policzone osobno dla każdej puli.
- Miesiąc szczytowy sprawdzony względem limitu planu.
- Konto operatora płatności podłączone i przetestowane zakupem próbnym.
- Regulamin, polityka zwrotów i zasady zmiany osoby opublikowane na stronie wydarzenia.
- Skanery przetestowane w miejscu bramek.
- Umowa powierzenia danych i faktura zbiorcza uzgodnione z działem finansowym.
Co dalej
Jeśli organizujesz festiwal lub cykl wydarzeń, sprawdź, jak wygląda oferta dla organizatorów na stronie sprzedaży biletów na wydarzenia i festiwale oraz cennik z limitami planów. Przy trasie obejmującej kilka miast zajrzyj też do strony o sprzedaży biletów na trasę koncertową. Układ pul i widok strony zakupu zobaczysz w demo.