Kontrola biletów z kodem QR na koncercie w klubie
Kontrola biletów z kodem QR na koncercie działa płynnie, gdy przed otwarciem drzwi ustalisz trzy rzeczy: ile bramek potrzebujesz, czy w miejscu bramki jest zasięg i co robi bramkarz, gdy kod się nie skanuje. Poniżej plan, który sprawdza się w klubie na kilkaset osób i przy większej frekwencji.
Jak wygląda kontrola biletów z kodem QR
Każdy bilet PDF ma unikalny kod QR. Bramkarz otwiera skaner w przeglądarce telefonu, kieruje aparat na kod i w ułamku sekundy widzi wynik. Nie kupujesz czytników ani nie instalujesz aplikacji, bo skaner działa pod linkiem przygotowanym dla bramki. Szczegóły funkcji opisaliśmy na stronie skaner biletów.
Pierwszy skan oznacza bilet jako wykorzystany. Drugi skan tego samego kodu pokazuje komunikat, że bilet był już użyty, razem z godziną wejścia. Dzięki temu zrzut ekranu wysłany kilku osobom nie wpuści drugiego gościa.
Zasięg i telefony na bramce
Skaner potrzebuje połączenia z siecią, bo wszyscy bramkarze widzą ten sam stan wejść. Zanim otworzysz drzwi, stań przy bramce z telefonem i sprawdź, czy strona skanera ładuje się szybko. W piwnicach i halach z grubymi ścianami zasięg bywa słaby, więc to najczęstsza przyczyna kolejek.
- Naładuj telefony bramkarzy i miej przy bramce powerbank.
- Wyłącz automatyczne wygaszanie ekranu na czas wejścia.
- Przygotuj zapasowy telefon z otwartym skanerem, zwłaszcza przy większej frekwencji.
- Jeśli w lokalu jest słaby zasięg komórkowy, sprawdź, czy bramka może korzystać z wifi.
Ile bramek potrzebujesz
Przepustowość zależy od ludzi bardziej niż od sprzętu. Skan trwa chwilę, ale gość szuka biletu w telefonie, odblokowuje ekran i podnosi jasność. Realistycznie jedna bramka obsługuje kilkanaście osób na minutę. Przy 800 gościach i otwarciu drzwi na godzinę przed koncertem dwie bramki wystarczą z zapasem. Przy większej publiczności dołóż trzecią albo otwórz drzwi wcześniej.
Liczba osób ze skanerem zależy od planu. Plan Klub obsługuje dwóch bramkarzy, plan Scena do dziesięciu, więc kilka wejść naraz jest możliwe bez dopłat. Porównanie planów znajdziesz w cenniku.
Co widzi bramkarz po skanie
| Sytuacja | Komunikat | Co robi bramkarz |
|---|---|---|
| Bilet ważny | Zielony komunikat o ważności | Wpuszcza gościa. |
| Bilet już wykorzystany | Informacja o wcześniejszym wejściu z godziną | Nie wpuszcza, pyta o źródło biletu i wzywa osobę odpowiedzialną za wejście. |
| Nieznany kod | Komunikat o braku biletu | Sprawdza, czy bilet nie jest na inny koncert. |
Gdy kod się nie skanuje
Najczęstszy powód to zbyt ciemny ekran telefonu gościa. Poproś o zwiększenie jasności albo o pokazanie biletu PDF z maila zamiast zrzutu ekranu. Drugi powód to pęknięta szybka aparatu bramkarza, więc zmień telefon. Gdy nic nie pomaga, numer biletu wpisujesz ręcznie. Gość z wydrukowanym biletem skanuje się tak samo, bo kod jest ten sam, co przy bilecie w telefonie.
Bilety imienne i miejsca numerowane na bramce
Jeśli koncert ma bilety imienne, bramkarz może poprosić o dokument tylko przy koncertach, które tego wymagają. Przy miejscach numerowanych skaner pokazuje ten sam opis rzędu i miejsca, który jest na bilecie, więc kontrola i wskazanie miejsca dzieją się w jednym kroku.
Wejście dla gości z listy i artystów
Goście z listy, ekipa techniczna i artyści zwykle nie kupują biletu, a mimo to powinni być policzeni. Wygodnie jest wystawić im zamówienia ręczne z ceną zero, wtedy dostają bilet z kodem QR jak każdy inny i wchodzą tą samą bramką. Lista wejść pokazuje wtedy prawdziwą liczbę osób w sali, co ma znaczenie dla bezpieczeństwa i limitu pojemności lokalu. Oddzielna kartka z nazwiskami przy drugim wejściu szybko zaczyna się rozjeżdżać z rzeczywistością.
Lista wejść na żywo i rozliczenie po koncercie
W trakcie wejścia widzisz, ilu gości jest już w środku. To pomaga ocenić, czy kolejka za drzwiami jest jeszcze duża i czy dokładać bramkę. Po koncercie porównaj liczbę wejść z liczbą sprzedanych biletów w raporcie. Rozbieżność pokazuje, ilu kupujących nie przyszło, co przyda się przy planowaniu pojemności następnego koncertu.
Skaner w telefonie czy osobny czytnik
Dedykowany czytnik kodów ma sens w obiekcie, który skanuje kilka tysięcy biletów tygodniowo i ma stałą obsługę. W klubie z koncertami kilka razy w miesiącu zwykły telefon bramkarza robi tę samą robotę, a Ty nie kupujesz, nie ładujesz i nie pilnujesz dodatkowego sprzętu. Koszt jest wliczony w abonament, bo skaner jest częścią systemu biletowego. Przy bramce z dwoma telefonami i trzecim zapasowym masz większą odporność na awarię niż przy jednym czytniku.
Najczęstsze błędy przy wejściu
- Jedna bramka na wszystkich. Goście przychodzą falą tuż przed startem, więc jedna bramka tworzy kolejkę, nawet gdy sala jest mała.
- Brak próby przed koncertem. Bramkarz pierwszy raz widzi skaner, gdy za drzwiami stoi tłum. Wystarczy jeden skan testowego biletu dzień wcześniej.
- Telefon na słabej baterii. Jasny ekran i aparat zużywają baterię szybciej, niż się wydaje.
- Bramkarz bez uprawnień do decyzji. Przy spornym bilecie traci czas na szukanie kogoś, kto zdecyduje.
- Odsprzedane bilety bez reguły. Jeśli dopuszczasz odsprzedaż biletów, zasady powinny być takie same dla sprzedawcy i bramki.
Gdy sieć padnie w trakcie wejścia
Skaner potrzebuje sieci, więc zakładaj, że czasem jej zabraknie. Najprościej mieć plan B przygotowany przed koncertem. Wyeksportuj listę kupujących z raportu sprzedaży i miej ją wydrukowaną lub otwartą na osobnym urządzeniu. Gdy skaner przestanie odpowiadać, bramkarz sprawdza gościa po imieniu i numerze zamówienia, a po powrocie sieci uzupełnia wejścia. Taki scenariusz zdarza się rzadko, ale znacznie łatwiej go obsłużyć, gdy lista leży przy bramce od początku.
Przygotowanie na dzień koncertu
- Na dzień przed koncertem wyślij bramkarzom link do skanera i sprawdź, czy otwiera się na ich telefonach.
- Dwie godziny przed otwarciem sprawdź zasięg przy bramce.
- Ustal, kto decyduje przy spornym bilecie, żeby bramkarz nie podejmował decyzji sam.
- Po otwarciu obserwuj listę wejść i dokładaj bramkę, gdy kolejka przekracza kilkadziesiąt osób.
Przy sprzedaży biletów na kilka koncertów w tygodniu warto, żeby ten sam zespół używał tego samego schematu za każdym razem. Jeśli szukasz sal na kolejne koncerty, sprawdź kluby muzyczne w swoim mieście. Samą sprzedaż możesz ustawić według artykułu o tym, jak sprzedawać bilety na koncert klubowy, a system biletowy ze skanerem w abonamencie od 249 zł netto zobaczysz na stronie system biletowy.