System biletowy dla klubu muzycznego i jak go wybrać
System biletowy dla klubu muzycznego wybiera się po trzech rzeczach: modelu opłat, sposobie kontroli wejścia i temu, ile pracy zostaje po stronie zespołu. Cena samego biletu ma najmniejsze znaczenie, bo klub widzi ją na rachunku dopiero po kilku miesiącach. Poniżej osiem kryteriów, które warto sprawdzić, zanim podpiszesz umowę lub podepniesz płatności.
1. Model opłat, czyli co płacisz za każdy sprzedany bilet
Serwisy biletowe liczą koszt na dwa sposoby. Pierwszy to prowizja procentowa i często opłata stała doliczana do każdego biletu. Drugi to abonament, który nie zależy od liczby sprzedanych wejściówek w granicach planu. Dla klubu z kilkoma koncertami w tygodniu różnica jest duża, bo prowizja rośnie razem ze sprzedażą, a abonament zostaje taki sam. Rachunek na przykładzie klubu z 2 000 biletów miesięcznie znajdziesz w artykule o tym, ile kosztuje sprzedaż biletów na koncert.
Zapytaj wprost o trzy rzeczy: czy jest prowizja procentowa, czy jest opłata stała od biletu i kto płaci opłatę operatora płatności. W BiletyKoncertowe nie ma prowizji od biletu, a opłatę operatora płatności pobiera dostawca, z którym masz własną umowę. Pełne porównanie modeli opisuje strona o serwisie biletowym bez prowizji.
2. Gdzie trafiają pieniądze za bilety
Ten punkt pomijają nawet doświadczeni organizatorzy. Jeśli serwis przyjmuje wpłaty na swoje konto, a Tobie przelewa je po koncercie, finansujesz jego płynność własnym kosztem i czekasz na rozliczenie. Lepszy układ to płatności trafiające bezpośrednio na Twoje konto u operatora, według jego harmonogramu. Przy kilku koncertach w miesiącu to różnica w gotówce, którą masz na zaliczki dla artystów.
3. Kontrola wejścia i sprzęt
Zapytaj, czego bramkarz potrzebuje, żeby zeskanować bilet. Najprostsze rozwiązanie to przeglądarka w telefonie z linkiem do skanera, bez aplikacji i bez wypożyczanych czytników. Sprawdź też, ile osób może skanować jednocześnie, bo w dniu wyprzedanego koncertu przy jednej bramce tworzy się kolejka. W planie Klub skaner obsługuje dwie osoby, a od planu Scena dziesięć. Jeśli do obsługi wejścia potrzebujesz więcej rąk, możesz zamówić hostessy na eventy i do klubów, a skaner zostaje w telefonach Twojego zespołu.
4. Pule cenowe i sposób sprzedaży
Klub rzadko sprzedaje jeden typ biletu. Jest przedsprzedaż, cena standardowa, bilet na miejscu i lista gości. System, który zna tylko jedną cenę, zmusi Cię do tworzenia osobnych wydarzeń. Dobry układ pozwala ustawić kilka pul z limitami i osobnymi cenami w jednym koncercie. Dlaczego to ma znaczenie dla sprzedaży, opisuje artykuł o puli startowej biletów na koncert.
5. Plan sali, miejsca numerowane i bilety imienne
Dla koncertów stojących wystarczą pule z limitem. Jeśli klub ma także sale z krzesłami albo wydarzenia siedzące, potrzebujesz planu sali. W BiletyKoncertowe plan sali i sprzedaż biletów z miejscami numerowanymi są dostępne od planu Scena. Podobnie jest z biletami imiennymi, które mają sens przy koncertach z dużym popytem i pośrednikami. Sprawdź, w którym planie są te funkcje, bo często stoją za wyższym progiem cenowym.
6. Limity planu i co się dzieje po ich przekroczeniu
Każdy abonament ma limit biletów w okresie rozliczeniowym. Zapytaj, co się stanie w miesiącu z wyprzedaną trasą: sprzedaż stanie, czy dostaniesz propozycję wyższego planu. W BiletyKoncertowe limit dotyczy biletów wydanych w okresie rozliczeniowym, a system proponuje wyższy plan, gdy się do niego zbliżasz. Usunięcie biletu nie oddaje limitu, więc licz zapas na kody rabatowe i bilety dla gości.
| Plan | Bilety w miesiącu | Cena netto miesięcznie |
|---|---|---|
| Klub | 1 500 | 249 zł |
| Scena | 6 000 | 690 zł |
| Promotor | 20 000 | 1 490 zł |
| Festiwal | 60 000 | 3 490 zł |
7. Księgowość, faktury i role zespołu
Sprawdź, czy dostajesz fakturę VAT co miesiąc albo raz w roku i czy możesz wyeksportować sprzedaż do księgowości. Zapytaj też o role. Księgowa nie musi widzieć skanera, a bramkarz nie powinien mieć dostępu do rozliczeń. Klub z kilkoma osobami w zespole szybko odczuje brak podziału uprawnień, zwłaszcza gdy dane kupujących są danymi osobowymi, za które odpowiadasz jako administrator.
8. Czas wdrożenia i koszt zmiany dostawcy
Przejście z innego serwisu nie powinno oznaczać tygodni pracy. Zapytaj, jak długo trwa uruchomienie pierwszego koncertu i czy możesz wczytać listę już sprzedanych biletów z pliku. W BiletyKoncertowe nowe pule uruchamiasz na stronie koncertu w kilkanaście minut, a koncerty sprzedane wcześniej gdzie indziej zostają tam do końca. Nie ma sensu przenosić trwającej sprzedaży w połowie, lepiej zacząć od pierwszego nowego wydarzenia.
Najczęstsze błędy przy wyborze
Pierwszy błąd to porównywanie samych stawek. Prowizja 5 procent wygląda niewinnie, dopóki nie przemnożysz jej przez roczną sprzedaż. Klub, który sprzedaje bilety po 70 zł i wydaje ich 1 200 miesięcznie, przy takiej prowizji oddaje 4 200 zł miesięcznie, czyli ponad pięćdziesiąt tysięcy rocznie. To przykład obliczeniowy, ale pokazuje, dlaczego warto liczyć na własnych liczbach, a nie na procentach z cennika.
Drugi błąd to wybór po najniższym abonamencie bez sprawdzenia, co w nim jest. Tani plan bez skanera na więcej niż dwie osoby albo bez eksportu do księgowości kończy się ręczną pracą w dniu koncertu i w ostatnim dniu miesiąca. Policz godziny zespołu, nie tylko złotówki z faktury.
Trzeci błąd to przenoszenie całej sprzedaży naraz. Rozsądniej jest uruchomić nowy system na jednym, najbliższym koncercie, sprawdzić płatności, bilety i skaner, a potem przenieść kolejne daty. Kupujący nie zauważą zmiany, jeśli strona koncertu jest czytelna, a bilet przychodzi mailem zaraz po zapłacie.
Czwarty błąd to pominięcie kodów rabatowych i przedsprzedaży przy porównaniu. Fanklub, partnerzy i sponsorzy zwykle dostają kody, a bez nich organizator rozdaje papierowe wejściówki, których nikt nie liczy. Zobacz, jak opisaliśmy przedsprzedaż biletów na koncert, żeby z góry wiedzieć, jakich pul i kodów potrzebujesz.
Szybka lista kontrolna przed wyborem
- Czy koszt zależy od liczby sprzedanych biletów, czy jest stały.
- Czy pieniądze trafiają na Twoje konto, czy na konto serwisu.
- Ilu bramkarzy skanuje jednocześnie i czy potrzebny jest sprzęt.
- Czy w jednym koncercie ustawisz kilka pul.
- Od którego planu dostępne są plan sali i bilety imienne.
- Co się dzieje po przekroczeniu limitu.
- Jakie dokumenty i eksporty dostaje księgowość.
- Ile czasu zajmuje pierwszy koncert.
Dla kogo wystarczy plan Klub, a kto powinien wybrać wyższy
Klub, który sprzedaje do 1 500 biletów miesięcznie i robi koncerty stojące, zwykle wystarczy plan Klub za 249 zł netto. Jeśli masz sale z miejscami, bilety imienne albo przewidujesz kilka tysięcy biletów w miesiącu, oszczędność czasu i zabezpieczenia planu Scena zwracają się szybko. Promotor, który prowadzi trasę po kilku miastach, powinien od razu sprawdzić sprzedaż biletów na trasę koncertową. Wszystkie porównania cen znajdziesz w cenniku, a gotowy układ dla klubu opisuje strona systemu rezerwacji i sprzedaży biletów dla klubu.