Przedsprzedaż biletów na koncert i jak ją zaplanować

Przedsprzedaż biletów na koncert to sprzedaż wejściówek po obniżonej cenie, zanim ruszy sprzedaż standardowa. Dla organizatora to pierwszy twardy sygnał popytu i gotówka na zaliczki dla artysty, nagłośnienia i promocji. Poniżej plan, który sprawdza się w klubie na kilkaset osób i w sali na kilka tysięcy.

Po co organizatorowi przedsprzedaż

Przedsprzedaż robi trzy rzeczy naraz. Po pierwsze finansuje koszty stałe wydarzenia, zanim zaczniesz je ponosić. Po drugie pokazuje, czy fani chcą ten koncert, jeszcze wtedy, gdy możesz zmienić salę, datę albo budżet reklamy. Po trzecie nagradza najbardziej zaangażowanych odbiorców, którzy potem sami polecają wydarzenie.

Jeśli po dwóch tygodniach przedsprzedaży sprzedałeś mniej niż jedną czwartą puli, masz informację, której nie da żadna ankieta. Wtedy zmieniasz komunikat albo wydłużasz kampanię, a nie liczysz na cud w ostatnim tygodniu.

Kiedy ruszyć z przedsprzedażą

Dla koncertu klubowego sensowny jest start sześć do ośmiu tygodni przed datą. Dla większej sali i trasy warto ruszyć wcześniej, bo kupujący planują wyjazd i nocleg. Przedsprzedaż, która trwa dłużej niż kilka tygodni, traci napięcie, więc ustal koniec już na początku, na przykład dwa tygodnie przed koncertem albo w momencie wyczerpania puli.

Zapowiedz termin z wyprzedzeniem. Post z datą startu i zapisem na przypomnienie zbiera kupujących, którzy kliknęli w dniu otwarcia, a nie tydzień później.

Jak ustawić pulę i cenę przedsprzedaży

Najprostszy układ to dwie pule. Pierwsza obejmuje 30 do 50 procent pojemności po cenie niższej o kilkanaście procent od ceny standardowej. Druga obejmuje resztę biletów online po cenie pełnej. Różnica musi być widoczna, ale nie karząca. Przykładowo 70 zł w przedsprzedaży i 90 zł w sprzedaży standardowej.

Limit puli jest ważniejszy niż sama zniżka. Komunikat „zostało 40 biletów po 70 zł” działa mocniej niż „taniej do końca miesiąca”, bo kupujący widzi realny, malejący zapas. Szczegółowo opisaliśmy to w artykule o puli startowej biletów na koncert.

• Nie ustawiaj więcej niż trzech pul. Każda kolejna komplikuje komunikację.
• Zostaw niewielką rezerwę na sprzedaż na miejscu albo wcale, jeśli koncert zwykle się wyprzedaje.
• Z góry zdecyduj, co dzieje się z niewykorzystanym limitem puli przedsprzedaży. Najczęściej przechodzi do puli standardowej.

Gdzie sprzedawać

Kupujący w przedsprzedaży to głównie stali odbiorcy wykonawcy, więc najlepiej sprzedawać tam, gdzie z nim są. Publikujesz jeden link do strony koncertu w mediach społecznościowych, w newsletterze, w opisie profilu i w wiadomościach do fanklubu. Jedna strona z pulami i przyciskiem zakupu jest lepsza niż trzy kanały, w których każdy ma inną cenę.

Jeśli nie prowadzisz regularnie komunikacji z fanami, warto powierzyć ją komuś, kto robi to codziennie. Część klubów zleca to firmom, które zajmują się prowadzeniem profili w mediach społecznościowych, bo kampania przedsprzedaży wymaga kilkunastu postów w krótkim czasie.

Kody rabatowe dla fanklubu i newslettera

Zamiast obniżać cenę dla wszystkich, możesz dać kod tylko wybranym grupom. Kod dla subskrybentów newslettera nagradza tych, którzy już Ci zaufali, a kod dla fanklubu daje powód do zapisu. Kody ograniczasz limitem użyć i datą ważności, więc koszt rabatu jest z góry znany. Funkcja jest dostępna w planie Scena.

Ile kosztuje przedsprzedaż w systemie biletowym

To pytanie rozstrzyga model ceny systemu. Jeśli serwis pobiera procent od każdego biletu, przedsprzedaż po obniżonej cenie jest dla Ciebie podwójnie droga, bo zniżka zmniejsza przychód, a prowizja nadal liczy się od sprzedaży. W stałym abonamencie koszt systemu nie zależy od ceny ani liczby biletów w danej puli. Plan Klub kosztuje 249 zł netto miesięcznie i obejmuje do 1 500 biletów w miesiącu, plan Scena 690 zł netto i do 6 000 biletów. Pełne porównanie modeli znajdziesz w artykule ile kosztuje sprzedaż biletów na koncert oraz na stronie serwisu biletowego bez prowizji.

Pieniądze z przedsprzedaży i ryzyko odwołania

Organizator, który zbiera pieniądze z wyprzedzeniem, odpowiada za ich zwrot, jeśli koncert się nie odbędzie. Dlatego ważne jest, na czyim koncie lądują wpłaty. W naszym systemie płatność trafia na Twoje konto u Twojego operatora płatności, a zwroty wykonujesz jednym przyciskiem z poziomu systemu, z własnego konta płatności. Nie czekasz, aż pośrednik rozliczy się z Tobą po koncercie, i widzisz saldo na bieżąco.

Zapisz w regulaminie sprzedaży, jak wygląda zwrot przy zmianie daty lub odwołaniu, i podaj to kupującym już na stronie koncertu.

Lista kontrolna przedsprzedaży

1. Ustal datę startu i końca oraz limit puli przedsprzedaży.
2. Przygotuj stronę koncertu z pulami, opisem miejsca i godzinami.
3. Zapowiedz start kilka dni wcześniej i zbierz zapisy na przypomnienie.
4. Opublikuj jeden link we wszystkich kanałach.
5. Sprawdzaj raport sprzedaży co kilka dni i reaguj, gdy tempo spada poniżej planu.
6. Ogłoś przejście do ceny standardowej jako osobny komunikat.
7. Wyślij bramce link skanera dzień przed koncertem.

Przykład liczbowy dla klubu na 400 osób

Załóżmy salę na 400 osób. Ustawiasz pulę przedsprzedaży na 160 biletów po 70 zł, pulę standardową na 200 biletów po 90 zł i 40 biletów zostawiasz na wejście po 100 zł. Jeśli wyprzedasz całość, przychód wynosi 11 200 zł z przedsprzedaży, 18 000 zł z puli standardowej i 4 000 zł z wejścia, razem 33 200 zł. Przedsprzedaż daje więc blisko jedną trzecią przychodu jeszcze przed głównymi kosztami wydarzenia. To przykład do własnych obliczeń, a nie obietnica wyniku, bo frekwencja zależy od wykonawcy i promocji.

Warto też policzyć, ile faktycznie zostaje po opłatach. Przy prowizji procentowej od każdego biletu koszt systemu rośnie razem z frekwencją. W abonamencie ten sam koncert kosztuje Cię tyle samo, niezależnie od tego, czy sprzedasz 300, czy 400 biletów.

Jak komunikować koniec przedsprzedaży

Koniec puli to najlepszy moment na przypomnienie o koncercie, więc nie zostawiaj go bez komunikatu. Opublikuj post z licznikiem pozostałych biletów, wyślij krótką wiadomość do newslettera i zmień opis na stronie koncertu. Kto nie kupił w przedsprzedaży, zobaczy, że cena rośnie, i część osób zdecyduje się od razu po nowej cenie, zamiast czekać do ostatniego dnia. Nie przedłużaj puli po jej zamknięciu, bo następnym razem fani nie uwierzą w termin.

Przedsprzedaż przy trasie koncertowej

Przy trasie obejmującej kilka miast każdy przystanek powinien mieć własną pulę i własny termin. Sprzedaż zaczynasz w miastach, gdzie wykonawca ma najwięcej fanów, a dla pozostałych używasz ich wyniku jako dowodu popytu w komunikacji. Plan Promotor pozwala prowadzić całą trasę w jednym koncie, z osobnymi stronami koncertów i rolami dla księgowości, bramki i sprzedaży.

Najczęstsze błędy

Pierwszy to zbyt długa przedsprzedaż bez limitu, która uczy fanów, że zawsze zdążą. Drugi to zniżka tak duża, że cena standardowa wygląda na zawyżoną. Trzeci to brak jednego linku do zakupu, przez co część kupujących trafia na nieaktualne strony. Czwarty to brak planu na niewykorzystane bilety puli, który w ostatnim tygodniu zmusza do paniki cenowej.

Jak to zrobić w systemie

W BiletyKoncertowe tworzysz koncert, dodajesz pulę przedsprzedaży z limitem i pulę standardową, a system publikuje stronę z przyciskiem zakupu. Kupujący płaci BLIK-iem, kartą lub przelewem, od razu dostaje bilet PDF z kodem QR, a bramka sprawdza go skanerem w telefonie. Całość możesz przećwiczyć w demo na stronie głównej, bez zakładania konta.